Depuis l’émergence du télétravail, de nombreux employés ont dû aménager leur espace de travail à domicile, certains ont refuser le télétravail car cela implique souvent l’achat de matériel spécifique : bureau, chaise ergonomique, écran, etc. Mais qu’en est-il des remboursements pour ces dépenses ? Le remboursement de l’équipement de télétravail est un sujet qui préoccupe beaucoup de travailleurs. Voici tout ce que vous devez savoir sur vos droits et les dispositifs en place.
Les obligations des employeurs face au télétravail
Le cadre légal concernant le remboursement d’équipement télétravail repose sur plusieurs obligations pour l’employeur. L’objectif est de s’assurer que l’employé dispose des outils nécessaires pour travailler de manière efficace et confortable.
En France, le code du travail stipule que l’employeur est responsable des outils mis à la disposition du salarié. Cela signifie que les frais engagés par l’employé pour travailler à domicile doivent être pris en charge dans la mesure où ils sont nécessaires à l’accomplissement de ses missions.
Ceci inclut à la fois le matériel informatique (ordinateur, écran), mais aussi les accessoires et le mobilier (fauteuil, bureau) destinés à améliorer les conditions de travail. Bien entendu, le remboursement se fait sous conditions, notamment celle d’apporter des justificatifs précis des dépenses engagées.
Quels équipements peuvent être remboursés ?
Le remboursement du matériel de télétravail couvre généralement plusieurs catégories d’équipements :
- Matériel informatique : ordinateurs, claviers, souris, webcams.
- Mobilier de bureau : chaises ergonomiques, bureaux réglables.
- Connectivité : routeurs, abonnements Internet pour une meilleure qualité de connexion.
Ces éléments doivent être directement liés à l’activité professionnelle. Ainsi, une demande de remboursement pour un équipement de loisir ne serait pas admissible.
« L’employeur doit garantir à son employé les moyens nécessaires pour accomplir ses missions à domicile, sans créer de frais supplémentaires à sa charge. » – Code du Travail
Le cadre fiscal du remboursement d’équipements
Les remboursements pour le télétravail bénéficient souvent d’un cadre fiscal avantageux. En effet, les sommes versées par l’employeur au titre du télétravail peuvent être exonérées de charges sociales, sous certaines conditions.
Les indemnités forfaitaires, allant jusqu’’à un certain montant par mois de télétravail, peuvent être exemptées d’impôts. Cela encourage les entreprises à faciliter le passage au télétravail et à éviter que cela ne devienne une charge pour les employés.
Comment demander le remboursement d’équipement ?
Pour obtenir le remboursement de vos dépenses, il est essentiel de suivre une procédure bien définie :
- Vérifier la politique interne de l’entreprise : Certaines entreprises prévoient des montants forfaitaires pour éviter la complexité de traiter de nombreux justificatifs.
- Conserver tous les justificatifs : Les factures sont indispensables pour prouver vos dépenses et demander un remboursement.
- Rédiger une demande de remboursement : Précisez le type de dépense, la raison de l’achat et joignez-y les justificatifs.
En suivant ces étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir le remboursement de vos frais.
Les aides spécifiques et indemnités forfaitaires
Il existe plusieurs formes d’aides que l’employeur peut proposer pour soutenir le télétravail :
- Indemnité forfaitaire mensuelle : Une somme fixe, souvent entre 10 et 50 euros par mois, destinée à couvrir les frais liés au télétravail.
- Remboursement sur justificatifs : Sur présentation des factures.
- Prise en charge des frais de connexion : Spécialement si la connexion Internet est améliorée pour des raisons professionnelles.
« Certaines entreprises préfèrent simplifier le remboursement par le biais d’une indemnité forfaitaire qui évite la gestion fastidieuse des factures. »
Une responsabilité partagée : Employeur et employés
Le télétravail repose sur une responsabilité partagée entre l’employeur et l’employé. Si l’employeur doit fournir les moyens matériels, l’employé a également le devoir de veiller à la bonne utilisation de cet équipement.
L’accord collectif au sein de l’entreprise peut prévoir des règles spécifiques concernant l’utilisation du matériel. Ainsi, l’équipement fourni ne doit pas être utilisé à des fins personnelles, sauf autorisation expresse.
Les bonnes pratiques pour bien équiper son espace de télétravail
Pour profiter pleinement du remboursement d’équipement télétravail, il est essentiel de choisir judicieusement son matériel. Voici quelques recommandations pour optimiser votre espace :
- Privilégier les chaises ergonomiques pour éviter les douleurs dorsales.
- Investir dans un bureau réglable afin de travailler debout ou assis.
- Vérifier les caractéristiques techniques du matériel informatique, comme la puissance de l’ordinateur ou la résolution de l’écran.
Conclusion : Bien se renseigner pour éviter les mauvaises surprises
Le remboursement d’équipement pour le télétravail est un droit, mais sa mise en œuvre peut varier selon les entreprises. Il est donc important de bien se renseigner sur la politique interne de l’employeur, de conserver tous les justificatifs et de présenter des demandes complètes et précises.
N’oubliez pas que bien équiper votre espace de travail à domicile peut également être bénéfique pour votre santé et votre productivité. Un employeur qui vous aide à atteindre ces objectifs contribue aussi à l’efficacité globale de l’entreprise.